หน่วยงานราชการที่กำลังพิจารณาเปลี่ยนจากระบบสารบรรณกระดาษมาใช้ DAP สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ราชการ มักมีคำถามหลัก 3 ข้อ คือมีประโยชน์อะไรบ้าง ช่วยแก้ปัญหาอะไรได้จริง และต้องลงทุนเท่าไหร่ บทความนี้จะตอบทั้ง 3 คำถามแบบตรงไปตรงมา โดยอ้างอิงข้อมูลจากงานวิจัยด้าน ECM (Enterprise Content Management) ในระดับสากล เพราะราคาจริงของแต่ละโครงการขึ้นอยู่กับขนาดหน่วยงานและขอบเขตงานที่ต้องปรับแต่ง
DAP ช่วยแก้ปัญหาอะไรให้หน่วยงานราชการได้บ้าง
ตามหาเอกสารและติดตามสถานะเรื่องได้ทันที
ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดของสำนักงานราชการคือเอกสารที่ส่งไปแล้วไม่รู้ว่าอยู่ขั้นตอนไหน ต้องโทรถามหรือเดินไปสอบถามเอง DAP แก้ปัญหานี้ด้วยระบบติดตามสถานะแบบ Real-time ผ่าน Workflow ตามสายการบังคับบัญชา ทำให้รู้ทันทีว่าเรื่องอยู่ที่ใครและผ่านขั้นตอนใดแล้ว
ค้นหาเอกสารเก่าได้ในไม่กี่วินาที
ระบบจัดเก็บเอกสาร (DMS) ของ DAP รองรับการค้นหาแบบ Full Text Search จากเนื้อหาในเอกสาร ต่างจากแฟ้มกระดาษที่ต้องไล่เปิดทีละชุด ช่วยลดเวลาค้นหาเอกสารเก่าจากหลักชั่วโมงเหลือเพียงไม่กี่วินาที
ประโยชน์ที่วัดผลได้จริงจากการเปลี่ยนมาใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ผลตอบแทนจากการลงทุนสูง
งานวิจัยของ Nucleus Research พบว่าทุกๆ 1 ดอลลาร์ที่ลงทุนในระบบ ECM (Enterprise Content Management) องค์กรได้ผลตอบแทนกลับมาเฉลี่ยถึง 8.55 ดอลลาร์ หรือคิดเป็น ROI ประมาณ 750% สะท้อนว่าการลงทุนระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์อย่าง DAP ไม่ใช่แค่ค่าใช้จ่าย แต่เป็นการลงทุนที่คืนทุนได้เร็ว
ตอบโจทย์กฎหมายและนโยบายภาครัฐ
พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 มาตรา 15 กำหนดให้การติดต่อสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเทียบเท่าการกระทำบนกระดาษ การมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่รองรับมาตรฐาน TH e-GIF จึงช่วยให้หน่วยงานปฏิบัติตามกฎหมายได้ครบถ้วน พร้อมสอดคล้องกับนโยบาย Thailand 4.0
DAP ลงทุนเท่าไหร่ อะไรบ้างที่มีผลต่อราคา
ปัจจัยที่กำหนดต้นทุนของระบบ
ราคาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ระดับองค์กรขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย ทั้งจำนวนผู้ใช้งาน ขอบเขตการเชื่อมต่อกับระบบเดิม บริการสแกนเอกสารย้อนหลัง และระดับความปลอดภัยที่ต้องการ จากข้อมูลอุตสาหกรรมระดับสากล โครงการ ECM ขนาดกลางมักใช้งบประมาณราว 40,000-120,000 ดอลลาร์สหรัฐ (ประมาณ 1.4-4.3 ล้านบาท) ขณะที่โครงการระดับองค์กรขนาดใหญ่อาจสูงกว่า 250,000 ดอลลาร์สหรัฐ ทั้งนี้ตัวเลขจริงสำหรับหน่วยงานราชการไทยจะขึ้นอยู่กับขอบเขตงานเฉพาะโครงการ
ค่าใช้จ่ายที่ควรคำนวณรวม
นอกจากค่าซอฟต์แวร์ ควรคำนวณรวมค่าบริการสแกนเอกสารเดิม ค่าฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ทั้งฝั่ง Admin และ User และค่าบำรุงรักษารายปี ซึ่ง DAP ให้การรับประกันคุณภาพทั้ง Software และ Hardware นาน 1 ปี ครอบคลุมการฝึกอบรมและบริการ Remote/Onsite ไว้ในแพ็กเกจแล้ว
เช็คลิสต์ก่อนตัดสินใจลงทุนระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- นับจำนวนผู้ใช้งานจริงในหน่วยงาน และแผนกที่ต้องเชื่อมต่อ Workflow ร่วมกัน
- เช็คว่าต้องเชื่อมต่อกับระบบเดิมของหน่วยงาน (เช่น e-LAAS, GFMIS) หรือไม่
- ประเมินปริมาณเอกสารกระดาษเดิมที่ต้องสแกนเข้าระบบ
- เช็คว่าระบบรองรับมาตรฐาน TH e-GIF และลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือไม่
- สอบถามขอบเขตการรับประกันและบริการหลังการขายให้ชัดเจนก่อนเซ็นสัญญา
อ่านรายละเอียดโครงสร้างระบบ DAP เพิ่มเติมได้ที่บทความ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ราชการ DAP สำนักงานอัจฉริยะ หรือดูสินค้า DAP ระบบสำนักงานอัจฉริยะ
DAP สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ราชการ เหมาะกับหน่วยงานประเภทไหนบ้าง
DAP ออกแบบมาให้ปรับใช้ได้ทั้งหน่วยงานราชการส่วนกลาง ส่วนภูมิภาค และส่วนท้องถิ่น โดยกลุ่มที่ได้ประโยชน์ชัดเจนที่สุดคือหน่วยงานที่มีปริมาณเอกสารเข้า-ออกจำนวนมากในแต่ละวัน และต้องติดต่อประสานงานกับหลายฝ่ายพร้อมกัน
ศาลและหน่วยงานกระบวนการยุติธรรม
ศาลและหน่วยงานในกระบวนการยุติธรรมมีเอกสารคดีจำนวนมากที่ต้องติดตามสถานะอย่างเคร่งครัดตามกำหนดเวลาทางกฎหมาย DAP ช่วยให้เจ้าหน้าที่ติดตามว่าสำนวนอยู่ขั้นตอนใด ลดความเสี่ยงเรื่องเอกสารตกหล่นหรือล่าช้าเกินกำหนด
สถานศึกษาและหน่วยงานท้องถิ่น
โรงเรียนและหน่วยงานท้องถิ่นที่มีเอกสารราชการหลายประเภท ทั้งหนังสือรับ-ส่ง คำสั่ง และรายงาน มักมีเจ้าหน้าที่สารบรรณจำนวนจำกัด DAP ช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อนและทำให้ค้นหาเอกสารย้อนหลังได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มกำลังคน
ขั้นตอนเริ่มต้นใช้งาน DAP สำหรับหน่วยงานราชการ
การนำ DAP สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ราชการ มาใช้งานจริงมีขั้นตอนหลักดังนี้
- สำรวจ Workflow เดิม — ประเมินขั้นตอนรับ-ส่งเอกสารปัจจุบันและจำนวนผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้อง
- เชื่อมต่อระบบเดิม — ตรวจสอบความจำเป็นในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นที่ใช้อยู่ เช่น e-LAAS หรือ GFMIS
- นำเข้าเอกสารและอบรมผู้ใช้งาน — สแกนเอกสารสำคัญเข้าระบบและจัดอบรมเจ้าหน้าที่ให้ใช้งานเป็น
- ทดลองใช้แบบคู่ขนาน (Parallel Run) — ใช้ระบบเดิมและ DAP ควบคู่กันช่วงแรกเพื่อลดความเสี่ยงระหว่างเปลี่ยนผ่าน
- ใช้งานเต็มรูปแบบ — ยกเลิกกระบวนการกระดาษเมื่อเจ้าหน้าที่คุ้นเคยกับระบบแล้ว
ระยะเวลาดำเนินการแต่ละขั้นตอนขึ้นอยู่กับขนาดหน่วยงานและความซับซ้อนของ Workflow เดิม โดยทั่วไปหน่วยงานขนาดกลางสามารถเริ่มใช้งานจริงได้ภายใน 1-3 เดือน
พร้อมเริ่มต้น? ติดต่อ UC Gangster ได้เลย
UC Gangster เป็นตัวแทนจำหน่ายและติดตั้ง DAP อย่างเป็นทางการ พร้อมให้คำปรึกษาประเมินงบประมาณตามขนาดและขอบเขตงานจริงของหน่วยงานคุณ ไม่มีค่าใช้จ่ายในการขอใบเสนอราคา
โทร 02-026-6220 | LINE @ucgangster | ucgangster.co.th
