ราชการไทยกำลังเปลี่ยน กระดาษเป็นดิจิทัลแบบถาวร
ถ้าคุณยังส่งหนังสือราชการด้วยการเดินถือเอกสารไปยื่นแต่ละฝ่าย รอลายเซ็นหัวหน้า แล้วเก็บไว้ในแฟ้มกระดาษ ขอบอกตรงๆ ว่า วิธีนี้กำลังจะกลายเป็นอดีตแล้ว
พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 มาตรา 15 กำหนดชัดเจนว่าการติดต่อสื่อสารระหว่างหน่วยงานของรัฐกับประชาชน หากทำโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ให้ถือว่ามีผลตามกฎหมายเทียบเท่าการกระทำบนกระดาษ นั่นหมายความว่าภาครัฐไม่มีข้อแก้ตัวอีกต่อไปที่จะยึดติดกับระบบเดิม
ยิ่งไปกว่านั้น นโยบาย Thailand 4.0 ที่ผลักดันให้ประเทศหลุดพ้นจากกลุ่ม “รายได้ปานกลาง” ด้วยการขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีและนวัตกรรม ก็ต้องการให้ภาครัฐเป็นต้นแบบการนำดิจิทัลมาใช้งานจริง ไม่ใช่แค่พูดในที่ประชุม
ปัญหาจริงของสำนักงานราชการในยุคนี้
ลองนับดูว่าแต่ละวัน สำนักงานของคุณเผชิญปัญหาเหล่านี้บ้างไหม
เอกสารที่ยื่นไปแล้วไม่รู้ว่าอยู่ไหน ใครรับ ดำเนินการถึงขั้นตอนใดแล้ว ต้องโทรถาม ต้องเดินไปสอบถามเอง เสียเวลาทั้งผู้ส่งและผู้รับ
หนังสือที่ส่งผิดหน่วยงานก็ดึงกลับไม่ได้ ต้องร่างใหม่ ลงทะเบียนใหม่ ทำซ้ำทั้งกระบวนการ
ระบบจัดเก็บเอกสารที่ค้นหาแทบไม่เจอ เพราะแฟ้มเอกสารมีนับพันชุดกระจายตามห้องต่างๆ หรือแย่กว่านั้นคือหายไปเลย
การประชุมที่ต้องเตรียมเอกสารล่วงหน้าหลายชุด ส่งทางอีเมลหลายรอบ และยังต้องพิมพ์ให้ครบทุกคน ปัญหาเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย มันสะสมเป็นต้นทุนเวลาและค่าใช้จ่ายมหาศาลในระยะยาว
[H2] DAP คืออะไร และแก้ปัญหาได้อย่างไร
DAP (Digital Automation Platform) คือโครงการบริหารและจัดการระบบสำนักงานอัจฉริยะ ออกแบบมาเพื่อภาครัฐและองค์กรขนาดใหญ่โดยเฉพาะ ครอบคลุมระบบทั้งหมด 5 ส่วนหลักในโครงสร้างเดียว
1. ระบบบริหารข้อมูลส่วนกลาง (Centralized ECM)
รวมทุกเอกสาร ทุกหนังสือ ทุกการประชุมไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ทุกฝ่ายเข้าถึงได้ตาม Role ที่กำหนด ไม่มีเอกสารหาย ไม่มีข้อมูลกระจัดกระจาย
2. ระบบ Hardware และ Software Security
ออกแบบระบบเครือข่ายและสำรองข้อมูลตามมาตรฐานสากล เพื่อให้ข้อมูลราชการมีความปลอดภัยสูงสุด
3. บริการสแกนเอกสาร (Scanning Services)
แปลงเอกสารกระดาษที่มีอยู่ทั้งหมดให้เป็นดิจิทัล โดยทีมงานเข้าให้บริการถึงที่
4. การเชื่อมต่อระบบ (System Integration)
เชื่อมต่อข้อมูลกับระบบเดิมขององค์กรผ่าน Web Service เพื่อไม่ต้องเริ่มต้นใหม่จากศูนย์
5. การพัฒนาระบบ (System Development)
รองรับการขยายงานในอนาคต พร้อมบริการประชาชนแบบ One Stop Service สอดคล้องกับนโยบาย Thailand 4.0
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หัวใจของ DAP
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document System) เป็นหัวใจหลักของ DAP ทำหน้าที่จัดการหนังสือราชการทั้งกระบวนการ ตั้งแต่รับ ส่ง เสนอ เกษียณ ไปจนถึงดำเนินการ
หนังสือที่เข้ามาจะถูกลงทะเบียนรับพร้อมออกเลขที่อัตโนมัติ จากนั้นแนบเอกสารสแกนเข้าสู่ระบบ เสนอผ่าน Workflow ตามสายการบังคับบัญชา ผู้รับสามารถเกษียณ สั่งการ และส่งต่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที
สำหรับการรับ-ส่งหนังสือระหว่างหน่วยงานภาครัฐ ระบบรองรับมาตรฐาน TH e-GIF (ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี) ซึ่งเป็นมาตรฐานกลางของภาครัฐไทย
ระบบยังสามารถกำหนดลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ของผู้ใช้แต่ละท่าน แจ้งเตือนกำหนดเปิดเรื่องทางอีเมล และติดตามสถานะเรื่องแบบ Real-time ว่าอยู่ที่ใคร ขั้นตอนไหน ผ่านหรือยัง
ระบบจัดเก็บและสืบค้นเอกสาร (DMS) ไม่มีเอกสารหายอีกต่อไป
นอกจากสารบรรณแล้ว DAP ยังมี Document Management System (DMS) ที่ทำหน้าที่คลังเอกสารดิจิทัลของทั้งองค์กร
โครงสร้างการจัดเก็บออกแบบได้อิสระ เหมือนตู้ ลิ้นชัก และแฟ้ม กำหนดสิทธิ์เข้าถึงได้ถึงระดับรายบุคคลและหน่วยงาน รองรับไฟล์ทุกชนิดทั้ง MS-Office, PDF, รูปภาพ, มัลติมีเดีย มีระบบ Version Control เก็บเวอร์ชันก่อนแก้ไข และสามารถทำลายน้ำบน PDF อัตโนมัติทั้งขณะดูในระบบและพิมพ์
การค้นหาเอกสารทำได้ทั้ง Quick Search จากชื่อเรื่อง, Full Text Search จากเนื้อหาในเอกสาร และค้นหาขั้นสูงด้วย AND/OR/NOT เพื่อให้หาเอกสารเจอในเวลาไม่กี่วินาที ต่างจากเดิมที่ต้องไล่เปิดแฟ้มทีละชุด
การรับประกันและบริการหลังการขาย
[ย่อหน้า] DAP ให้การรับประกันคุณภาพทั้ง Software และ Hardware นาน 1 ปี ครอบคลุมการจัดทำโครงสร้างองค์กร ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ทั้งส่วน Admin และ User บริการแก้ไขปัญหาทั้งแบบ Remote และ Onsite และให้บริการตลอดวันจันทร์ถึงเสาร์ เวลา 8.00 – 18.00 น.
สรุป: ถึงเวลาแล้วที่ราชการจะทำงานแบบดิจิทัลจริงๆ
พรบ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 ไม่ใช่แค่กฎหมาย แต่คือสัญญาณที่ชัดเจนว่าภาครัฐต้องเปลี่ยน และการเปลี่ยนจะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อเลือกระบบที่ออกแบบมาเพื่อหน่วยงานราชการโดยเฉพาะ ไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์ทั่วไปที่ดัดแปลงมาใช้
UC Gangster เป็นตัวแทนจำหน่ายและติดตั้ง DAP อย่างเป็นทางการ ทีมงานของเรามีความเชี่ยวชาญในระบบ Smart Office และ Digital Transformation ภาครัฐโดยตรง พร้อมให้คำปรึกษาตั้งแต่การวางแผน ติดตั้ง ฝึกอบรม จนถึงบริการหลังการขาย
สนใจสอบถามรายละเอียดหรือขอรับการสาธิตระบบได้ที่
02-026-6220 หรือ LINE @ucgangster
